MAKALAH FUNGSI MANAJEMEN

                                                            BAB I

                                                    PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Perencanaan adalah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk dilaksanakan pada suatu periode tertentu dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan.Perencanaan merupakan aktifitas manajemen yang paling krusial, bahkan ia adalah langkah awal untuk menjalankan manajemen sebuah pekerjaan. Ia sangat berpengaruh terhadap unsur-unsur manajemen lainnya, seperti merealisasikan perencanaan dan pengawasan agar bisa mewujuddankan tujuan yang direncanakan.

 Untuk membuat suatu perencanaan di perlukan sebuah dasar pemikiran. Dasar pemikiran ialah suatu tindakan untuk berfikir cerdas dan rasional. Pemikiran yang baik pasti akan menghasilkan keputusan yang disertai argumen dan dapat di pertanggung jawabkan.

B.     Rumusan Masalah

1.      Pengertian Perencanaan

2.      Dasar Pemikiran Perencanaan

3.      Proses Perencanaan

4.      Perencanaan Strategi

5.      Taktik Operasional

6.      Rencana Tindakan

C.     Tujuan

1.      Untuk mengetahui pengertian perencanaan.

2.      Untuk mengetahui dasar pemikiran perencanaan.

3.      Untuk mengetahui proses perencanaan.

4.      Untuk mengetahui perencanaan strategi.

5.      Untuk mengetahui taktik operasional.

6.      Untuk mengetahui rencana tindakan.

BAB II

     PEMBAHASAN

  

A.    Pengertian Perencanaan

Robbins dan Coulter (2002) dalam  Erni dan Kurniawan (2005) mendefinisikan perencanaan adalah sebagai suatu proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menetukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordanisikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi. Tidak hanya sekedar mencapai akan tetapi dimaksudkan untuk mempertahankan keberlangsungan organisasi.  Perencanaan adalah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk dilaksanakan pada suatu periode tertentu dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan.

Perencanaan merupakan aktivitas manajemen yang paling krusial, bahkan ia adalah langkah awal untuk menjalankan manajemen sebuah pekerjaan. Ia sangat berpengaruh terhadap unsur-unsur manajemen lainnya, seperti merealisasikan perencanaan dan pengawasan agar bisa mewujuddankan tujuan yang direncanakan.[1]

Defenisi-defenisi perencanaan menurut para ahli:

1.      Bintoro Tjokroaminoto

Perencanaan adalah proses mempersiapakan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.[2]

2.      Prajudi Atmosudirdjo

Perencanaan adalah perhitungan dan penetuan tentang sesuatu yang akan dijalanakan dalam rangka mencapai tujuan terhenti, siapa yang melakukan, bilamana, dimana, dan bagaiman cara melakukannya.

3.      Dior

Perencanaan ialah suatu proses penyiapan seperangkat keputusan untuk dilaksanakan pada waktu yang akan datang, yang diarahkan untuk mencapai sasaran tertentu

4.      Siagian

Perencanaan sebagai sebagian keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang menyangkut hal-hal yang akan dikerjakan di masa datang dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

5.      George R. Terry

Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa datang dengan jalan menggambarkan dan merumukan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

a)      Perencanaan harus berdasarkan fakta, data dan keterangan kongkret.

b)      Perencanaan adalah suatu pekerjaan mental yang memerlukan  pemikiran, imajinasi kesanggupan melihat masa yang akan datang.

c)      Perencanaan mengenai masa yang akan datang.

Perencanaan bukanlah semata-mata pekerjaan top manajer, walaupun mereka lebih banyak mencurahkan waktu dan pikirannya untuk membuat rencana secara keseluruhan. Namun, setiap manajer dari berbagai tingkatan manajerial harus membuat perencanaan untuk dilaksanakan sesuai dengan wewenang dan bidang kerja masing-masing.[3] Suatu perencanaan juga terdapat berbagai hambatan dalam penetapan tujuan. Hambatan tersebut antara lain tujuan yang tidak tepat, sistem penghargaan yang tidak tepat, penolakan terhadap perubahan dan keterbatasan.

B.     Dasar Pemikiran Perencanaan

Untuk membuat suatu perencanaan di perlukan sebuah dasar pemikiran. Dasar pemikiran ialah suatu tindakan untuk berfikir cerdas dan rasional. Pemikiran yang baik pasti akan menghasilkan keputusan yang disertai argumen dan dapat di pertanggung jawabkan. Jadi, seseorang  pengmbil keputusan biasanya dilibatkan dengan banyak argumen yang dibuat para pendukung tindakan serta dihadapkan dengan maslah menilai suatu tindakan serta dihadapkan dengan masalah menilai suatu tindakan dari berbagi argumen tersebut agar dapat diterima. Selain itu, seorang pengambil keputusan akan menggabungkan tuntutan tertentu dari proposalnya menjadi satu pilihan yang rasional secara keseluruhan.

Jadi, proses perencanaan rasional itu adalah menggunakan pengambilan keputusan harus mempunyai pendukung tertentu untuk menyajikan argumen dan menggunakan prosedur intelegensi dalam menentukan keinginan praktis.

Ada 4 tahap dasar perencanaan, yaitu:[4]

1.      Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

2.      Merumuskan keadaan saat ini.

3.      Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

4.      Mengembangkan rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan.

C.     Proses Perencanaan

Proses perencanaan atau planning adalah adalah bagian daur kegiatan manajemen yang terutama berhubungan dengan pengambilan keputusan (decision making) untuk masa depan, baik jangka panjang maupun jangka pendek, sehubungan dengan pokok pertanyaan. Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau, menegndalikan, terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan manager menentukan Apa yang akan dikerjakan, Kapan akan dikerjakan, Siapa yang akan mengerjakan dan Bagaimana mengerjakannya. Jadi perencanaan yaitu, “proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya”. [5]

a.       Prakiraan (forecasting)

Prakiraan merupakan suatu usaha untuk meramalkan atau memperkirakan waktu yang akan datang dengan penarikan kesimpulan atas fakta yang telah diketahui.

b.      Penetapan Tujuan (estabilisting objective)

Penetapan tujuan merupakan suatu aktivitas untuk menetapkan suatu aktifitas untuk menetapakan sesuatu yang ingin dicapai melalui pelaksanaan pekerjaan.

c.       Pemrograman (programming)

Program adalah suatu aktuvitas yang dilakukan dengan maksud untuk menetapkan langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan dan anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah serta pengaturan waktu setiap langkah.

d.      Penjadwalan (scheduling)

Penjadwalan adalah penetapan atau penunjukan waktu menurut kronologi tertentu guna melaksanakan berbagai macam pekerjaan.

e.       Penganggaran (budgeting)

Penganggaran merupakan suatu aktifitas untuk membuat pernyataan tentang sumber daya keuangan (financial recources) yang disediakan untuk aktifitas dan waktu tertentu.

f.       Pengembangan prosedur (devoloping procedure)

Pengembangan prosedur merupakan suatu aktivitas menormalisasikan cara, teknik, dan metode pelaksanaan suatu pekerjaan.

Menurut Manullang proses perencanan untuk membuat suatu rencana ada beberapa tindakan yang harus dilalui yaitu menetapkan tugas dan tujuan, mengobservasi dan menganalisa, mengadakan kemungkinan-kemungkinan, membuat sintesa, dan menyusun rencana.[6]

D.    Perencanaan Strategi

            Strategi adalah rencana komprehensif untuk mencapai tujuan organisasi. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa perencanaan strategi adalah suatu rencana jangka panjang yang bersifat menyeluruh, memberikan rumusan ke mana perusahaan akan diarahkan, dan bagaiman sumber daya dialokasikan untuk mencapai tujuan selama jangka waktu tertentu. Perencanaan strategi merupakan bagian dari manjemen strategis. Manajemen strategis adalah seni dan ilmu untuk pembuatan (formulating), penerapan (implementing), dan evaluasi (evaluating) keputusan-keputusan strategis antar fungsi yang memungkinkan sebuah organisasi mencapai tujuan dimasa yang akan datang.

Jadi perencanaan strategis lebih terfokus pada bagaimana pimpinan organisasi menentukan visi, misi, falsafah, dan strategi organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dalam jangka panjang.  Perencanaan strategic (Strategic Plans) juga merupakan sustu proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan, program-program yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut.

1.      Penyusunan Strategi

Langkah konkret menyusun strategi yaitu sebagai berikut :

a)      Menetapkan jenis bisnis dan harapan perusahaan.

b)      Menterjemahkan visi dan misi kedalam suatu tujan strateg yang terukur.

c)      Menyusun strategi yang tepat untuk untuk mencapai tujuan dan target.

d)     Melakukan berbagai keputusan taktis dengan efektif dan efisien atas strategi terpilih.

e)      Melakukan evaluasi terhadap kinerja, penyesuaian terhadap arah, tujuan, strategi dan pelaksanaanya sesuai dengan situasi terbaru. Contoh : perusahaan memproduksi sirup jeruk yang melibatkan input sebagai pendukung kegiatan produksi.

 Ada dua alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategis : [7]

1.      Perencanan strategi memeberikan kerangka dasar dalam mana semua bentuk-bentuk perencanaan lainnya yang harus diambil.

2.      Pemahaan terhadap perencanaan strategic akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.

Dengan adanya perencanaan strategi ini maka konsepsi perusahaan menjadi jelas sehingga akan memudahkan dalam memformulasikan sasaran serta rencana-rencana lain dan dapat mengarahkan sumber-sumber organisasi secara efektif. Sehingga dapat dikatakan bahwa perencanaan strategi dapat menentukan keberhasilan organisasi atau perusaahn, hal ini disebabkan karena:

1)      Perencanaan strategi merupakan tipe perencanaan yang terpenting.

2)      Melakukan perencanaan strategi berarti menetapkan misi organisasi secara jelas.

3)      Perencanaan strategi memungkinkan manajer mempersiapkan diri terhadap kemungkinan terjadinya perubahan pada lingkungan organisasinya.

Jadi dapat disimpulkan bahwa perencanaan strategi bagi perushaan sangat penting, karena tanpa strategi dalam mengelola perusahaan, seorang manajer seolah-olah melangkah dalam ketidakpastian.

E.     Taktik Operasonal

    Taktik adalah tahap-tahap atau langkah-langkah tertentu yang dipakai untuk melaksanakan strategi. Jika manajemen sudah merumuskan tujuan dan strateginya, maka ia berada dalam posisi untuk menentukan taktik. Strategi adalah menentukan apa yang harus dikerjakan sedangkan taktik adalah menentukan bagaiman kita mngerjakan sesuatu.

Ada perbedaan yang paling mendasar antara taktik dan strategi, yaitu :

a.       Strategi mempunyai ruang lingkup yang lebih luas dibandingkan dengan taktik.

b.      Srtategi pemasaran memerlukan keputusan dari manajemen tentang elemen-elemen marketing mix perusahaan, sedangkan taktik merupakan program tertentu untuk jangka pendek.

c.       Strategi bersifat permanen sehingga sulit dan memakan biaya besar jika diadakan perubahan, sedangkan taktik dapat diubah dengan mudah.

   Srategi yang baik adalah mampu memenangkan persaingan tanpa harus berkonfrontasi dan melakukan pengorbanan yang terlalu besar atau mengeluarkan cost yang besar. Taktik (operasi) adalah menetukan bagaiman kita menegrjakan sesuatu agar memenangkan persaingan (bagaiman kita mengimplementasikan strategi yang sudah dirumuskan).

F.      Rencana Tindakan

Dalam konteks penyusunan strategi, ada dua tipe rencana yang harus diperhatikan. Pertama, rencana konsepsional atau teoritis, sebagai rencana yang ideal dan diharapkan dapat terwujud. Kedua, rencana tindakan atau action-plan, yang lebih mendasar kepada faktor-faktor lapangan dengan segala perkiraan distorsi yang mungkin terjadi.

Rencana tindakan sering juga disebut dengan rencana operasional. Perencanaan tindakan adalah kegiatan penyusunan langkah-langkah yang operasional untuk mencapai hasil-hasil yang telah di rumuskan dalam strategi. Berdasarkan penegrtian ini, maka kata kunci yang penting dalam membuat rencana tindakan adalah operasional.

Rencana dapat berupa rencana informal atau secara formal. Rencana imformal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan anggota korporasi artinta, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. rencana formal dibuat untuk menciptakan kepahaman tentang apa yang harus dilakukan. Suatu perencanaan adalah suatu aktifitas integratif yang berusaha memaksimumkan efektifitas seluruhnya dari suatu organisasi sebagai suatu sistem, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.[8]

1.      Komponen Rencana Tindakan

a.       Sasaran (Objective)

b.      Kebijakan mengacu ke program kerja tahunan

c.       Program

d.      Kegiatan

e.       Tujuan Kegiatan

f.       Indikator Keberhasilan

g.      Penaggung Jawab dan pelaksana kegiatan

h.      Waktu (kapan mulai kapan selesai) dan penjadwalan

i.        Sumber daya (dapat berupa dana, SDM, fasilitas) dan rinciannya

Setidaknya ada tiga langkah yang harus diperhatikan dalam menyusun rencana tindakan atau action-plan, yaitu :

1)      Meninjau kembali langkah-langkah dalam rencana strategis yang mungkin diterapkan.

2)      Mengidentifikasi faktor-faktor operasional baik internal maupun eksternal dilapangan yang mendukung dan menghambat tingkat keberhasilan rencana.

3)       rangkaian kegiatan yang paling sesuai untuk sasaran.

2.      Rencana tindakan atau operasional dibagi menjadi 2 yaitu :

a.       Rencana sekali pakai

Dikembangkan untuk melaksanakan serangkaian tindakan yang mungkin tidak berulang di masa mendatang. Contoh : program, proyek.

b.      Rencana tetap

Dikembangkan untuk aktifitas yang berulang secara teratur selama suatu periode waktu tertentu. Rencana ini sekali ditetapkan akan terus di terapkan sampai perlu diubah atau dihapuskan. Sekali ditetapkan, rencana tetap memungkinkan organisasi menghemat waktu yang digunakan untuk perencanaan dan pembuatan keputusan karena situasi-situasi yang sama di tangani secara konsisten.  Contoh : kebijakan, peraturan.

                                                                            

BAB III

                                                         PENUTUP

A.    Kesimpulan

Robbins dan Coulter (2002) dalam  Erni dan Kurniawan (2005) mendefinisikan perencanaan adalah sebagai suatu proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menetukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordanisikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi. Tidak hanya sekedar mencapai akan tetapi dimaksudkan untuk mempertahankan keberlangsungan organisasi.  Perencanaan adalah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk dilaksanakan pada suatu periode tertentu dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan.

Perencanaan bukanlah semata-mata pekerjaan top manajer, walaupun mereka lebih banyak mencurahkan waktu dan pikirannya untuk membuat rencana secara keseluruhan. Namun, setiap manajer dari berbagai tingkatan manajerial harus membuat perencanaan untuk dilaksanakan sesuai dengan wewenang dan bidang kerja masing-masing    .

B.     Saran

Sebaiknya dalam mengambil keputusan dan tindakan dalam penetapan tujuan dalam berbagai bentuk organosasi menggunakan proses dasar manajemen berupa perencanaan. Dalam sebuah perencanaan perlu memperhatikan sifat rencan yang baik untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Daftar Pustaka

Ahmad Ibrahim Abu Sinn, Manajemen Syariah, (Jakarta: RajaGrafindo Persada 2008).

Usman, Manajemen: Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, (Jakarta: Bumi Aksara, 2008)

Yayat. M. Herujito, Dasar-dasar Manajemen, (Jakarta: Grasindo, 2001)

Siswanto, Pengantar Manajemen, (Jakarta: Bumi Aksara, 2005).

M. Manullang, dasar-dasar manajemen, (Jakarta: Ghalia Indonesia, 1999).

George A. Steiner, Kebijakan dan Strategi Manajemen, (Jakarta: Erlangga, 1997).

---

[1] Ahmad Ibrahim Abu Sinn, Manajemen Syariah, (Jakarta: RajaGrafindo Persada 2008), hlm. 79.

[2] Usman, Manajemen: Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, (Jakarta: Bumi Aksara, 2008), hlm. 60.

[3] Yayat. M. Herujito, Dasar-dasar Manajemen, (Jakarta: Grasindo, 2001), hlm. 85.

[4] Ibid, hlm. 89-90.

[5] Siswanto, Pengantar Manajemen, (Jakarta: Bumi Aksara, 2005), hlm. 42.

[6] M. Manullang, dasar-dasar manajemen, (Jakarta: Ghalia Indonesia, 1999), hlm.52.

[7] George A. Steiner, Kebijakan dan Strategi Manajemen, (Jakarta: Erlangga, 1997), hlm. 29.

[8] Siswanto, Op. Cit., hlm. 42.